⚠️ Aviso Fiscal: Los resultados de esta herramienta son estimaciones orientativas. Los cálculos pueden cambiar si tienes recargo de equivalencia, usas el IGIC canario o tienes servicios exentos. Para la liquidación trimestral, se recomienda confirmar con tu gestoría.
Cómo hacer una factura con IVA e IRPF sin errores
Hacer las cuentas a mano para las facturas suele acabar en problemas cuando llega el trimestre. Usar una calculadora de IVA e IRPF te ayuda a separar rápidamente tus honorarios de los impuestos. Es un fallo bastante típico equivocarse con esto, y mandar facturas mal calculadas a otras empresas hace que te las devuelvan y tardes más en cobrar.
La base imponible: tu ingreso antes de impuestos
Si te quedas con el precio final pensando que es todo beneficio, ahí suele empezar el problema. La base imponible suele ser la cifra clave: es el importe de tu trabajo o producto, sin sumarle ni restarle impuestos. Sobre este número se calculan habitualmente los porcentajes tributarios.
Esto no se suele hacer así: pactar un precio cerrado con el cliente (por ejemplo, 1.000€ con impuestos incluidos) e intentar sacar la base imponible restándole directamente el 21%. Para sacar tu base de un precio cerrado, lo habitual es dividir entre 1,21.
Fórmula básica para facturarTotal a Cobrar = Base Imponible + IVA - IRPF💡 Ojo con esto: Por lo general, tanto el IVA como el IRPF se calculan por separado usando solo la base imponible.
Ejemplo práctico de una factura
Para verlo más claro, aquí tienes un caso sencillo con cifras concretas. Imaginemos que cobras un servicio de 1.000 € antes de impuestos:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): +210 €
- IRPF (15%): -150 €
- Total a cobrar: 1.060 €
Ese total de 1.060 € es el importe que el cliente te ingresaría en el banco, mientras que el IVA y el IRPF se gestionan después con Hacienda.
El IVA y el IRPF (cómo suelen funcionar)
El IVA no es un beneficio para ti. Lo cobras, pero no forma parte del margen de tu negocio. En la práctica, actúas como un intermediario para el Estado y tendrás que ingresarlo cada trimestre presentando el Modelo 303.
El IRPF actúa casi al revés: funciona como un adelanto para Hacienda. Al facturar a otra empresa, te suelen quitar un porcentaje (como el 15%) y te pagan menos dinero de golpe. Tu cliente se encarga de ingresar ese importe en Hacienda a tu nombre para que, en la Renta del año siguiente, te ajusten las cuentas. No es complicado, pero hay que pillarle el truco.
| Concepto | Quién lo gestiona / cobra | ¿Es ingreso para el negocio? |
|---|---|---|
| Base Imponible | Tú lo cobras y suele ser tu ingreso bruto. | ✔️ Generalmente sí |
| IVA | Tú lo cobras → Lo ingresas a Hacienda. | ❌ No |
| IRPF | Tu cliente te lo retiene → Lo ingresa a Hacienda. | ❌ No |
Cómo saber qué tipo de IVA o IRPF tienes que aplicar
Esta es una de las dudas más habituales al empezar. En general, esto no se decide “a ojo”, sino que viene marcado por tu actividad y por tu cliente:
- El IVA depende del tipo de producto o servicio que prestes (la gran mayoría suele ir al 21%, pero hay excepciones).
- El IRPF depende de a quién le factures (empresa/autónomo o particular) y del tiempo que lleves de alta.
Si no estás seguro, lo normal es que tu gestoría lo revise al darte de alta en el modelo censal de Hacienda.
Tipos de IVA e IRPF más comunes
Te dejo una tabla rápida con lo más habitual para que te hagas una idea:
| Impuesto | Porcentaje | Casos habituales |
|---|---|---|
| IVA (General) | + 21 % | Diseño, marketing, consultoría, informática, tiendas. |
| IVA (Reducido) | + 10 % o + 4 % | Hostelería, transporte, libros, alimentación, medicinas. |
| IRPF (General) | - 15 % | El que aplican la mayoría de los autónomos profesionales. |
| IRPF (Reducido) | - 7 % | Para nuevos autónomos (el año de alta y los dos siguientes). |
Facturar a empresas vs particulares
Aquí es donde suele haber más lío. Conviene fijarse muy bien en quién es tu cliente a la hora de hacer la factura:
| Tipo de Cliente | ¿Lleva IVA? | ¿Suele llevar IRPF? |
|---|---|---|
| Particular | ✔️ Sí | ❌ No |
| Empresa | ✔️ Sí | ✔️ Sí |
| Otro Autónomo | ✔️ Sí | ✔️ Sí |
A tener en cuenta: Los particulares habitualmente no aplican retención de IRPF porque no actúan como retenedores ante Hacienda, así que se les suele cobrar la base imponible más el IVA. Si facturas a otra empresa, en general sí toca aplicar el descuento del IRPF.
El IRPF reducido del 7% para nuevos autónomos
Si acabas de darte de alta, Hacienda ofrece una medida para mejorar la liquidez inicial: puedes aplicar un 7% de IRPF en tus facturas en lugar del 15% habitual. Esto se puede hacer el año en que te das de alta y los dos años siguientes.
Poner el 7% hace que cobres más dinero en el banco a fin de mes. Pero cuidado, esto suele generar confusión: como es un simple adelanto, si a final de año has facturado bastante, en la Declaración de la Renta te puede tocar pagar de golpe lo que no adelantaste mes a mes.
Casos especiales al facturar
Hay situaciones donde la factura cambia y conviene tenerlas identificadas:
- Canarias, Ceuta y Melilla: Si facturas a empresas de allí desde la Península, la factura suele ir sin IVA. En su lugar, tributa por IGIC u otros impuestos locales.
- Actividades exentas: Si te dedicas a sanidad, formación reglada o servicios sociales, tus facturas suelen ir sin IVA (0%). Se recomienda indicar en la factura la normativa que te exime.
- Recargo de equivalencia: Es un régimen especial para ciertos comercios minoristas. Si estás en él, pagas un IVA algo mayor a tus proveedores, pero a cambio sueles librarte de presentar el modelo trimestral del IVA.
Errores típicos al hacer facturas
Las facturas se descuadran a menudo por pequeños despistes. Aquí es donde suele haber confusiones:
- Restar el IVA en vez de dividir: Como decíamos, si tienes un total con IVA y quieres sacar la base, recuerda no restar el 21%; lo habitual es dividir entre 1,21. Esto pasa mucho.
- Aplicar el IRPF sobre el total: La retención se calcula sobre la base imponible, igual que el IVA. Conviene evitar aplicar el IRPF sobre el precio con el IVA ya sumado.
- No separar bases en facturas mixtas: Si vendes productos al 21% y otros al 10% en el mismo documento, lo habitual es que Hacienda pida que desgloses las bases imponibles por separado.
Resumen rápido
- La base imponible es el importe de tu servicio o producto sin sumar impuestos.
- El IVA lo cobras, pero debes ingresarlo al Estado.
- El IRPF actúa como un adelanto a Hacienda que descuentan de tu base.
- Si el cliente es un consumidor particular, no se suele aplicar IRPF.
- Si facturas a una empresa o autónomo, en general sí se aplica IRPF.